Vous avez accompli toutes les tâches sur votre liste et répondu à tous vos messages. Il ne vous reste plus qu’une dernière chose à faire : rédiger et activer votre message d’absence du bureau sur votre messagerie électronique.

Cela peut sembler simple, mais si votre message d’absence est trop vague ou incomplet, cela risque de causer des problèmes en votre absence et à votre retour.

Par exemple, si vous ne mentionnez pas clairement vos dates d’absence, vos collaborateurs et vos clients peuvent continuer de vous envoyer de nombreux e-mails qui engorgeront votre messagerie à votre retour et vous feront prendre un retard difficile à rattraper. Et si vous n’incluez pas dans votre message le nom et les coordonnées des collègues à contacter en votre absence, vos vacances tant méritées pourraient entraver les projets en cours dans l’entreprise.

Voici quelques règles à suivre pour rédiger un message d’absence efficace ainsi que des exemples à titre de référence :

Ce que vous devez inclure dans votre message d’absence du bureau

Un bon message d’absence inclut généralement les éléments suivants : 

• Les dates exactes de vos congés – Si vous vous contentez de réactiver le message que vous avez utilisé lors de vos derniers congés, prenez soin de changer les dates d’absence et de les revérifier.
• Votre motif d’absence – Si vos collègues pensent que vous consulterez vos e-mails, ils essaieront de vous contacter bien que vous soyez absent, mais ils seront moins susceptibles de le faire s’ils savent que vous prenez un congé pour motif personnel ou que vous partez en vacances.
• Les personnes à contacter en votre absence – Fournissez leurs noms, numéros de téléphone et adresses e-mail. Si votre poste couvre plusieurs domaines, précisez le domaine d’expertise de chaque personne afin que vos collègues et clients sachent exactement vers qui se tourner.

Ce qu’il faut éviter dans les réponses automatiques

Évitez ces pièges quand vous rédigez et activez votre message d’absence du bureau :

• Donner trop de détails – Certes, vous êtes enthousiaste à l’idée de prendre des congés, mais inutile de préciser ce que vous allez faire. Par exemple, dire que vous partez en vacances suffit amplement.
• Essayer d’être drôle – À moins d’être humoriste, résistez à la tentation de faire des plaisanteries. Elles pourraient facilement être mal interprétées et faire mauvaise impression.
• Dire qu’un collègue répondra immédiatement – Comme vous ne pouvez pas prévoir à quelle vitesse vos collègues seront en mesure de répondre à vos e-mails en votre absence, ne promettez pas qu’ils le feront immédiatement. D’ailleurs, demandez-leur la permission avant de préciser leur adresse e-mail et leur numéro de téléphone dans votre message d’absence du bureau ; ils s’apprêtent peut-être à démarrer un gros projet qui monopolisera tout leur temps et les empêchera de vous remplacer.
• Dire aux gens que vous leur répondrez dès votre retour – Étant donné que vous aurez déjà beaucoup de travail à rattraper à votre retour, évitez de dire que vous répondrez aux e-mails dans un laps de temps particulier. Vous n’avez pas intérêt à faire de promesses que vous ne pourrez peut-être pas tenir.
• Faire des fautes d’orthographe et de frappe – Votre message d’absence du bureau peut être envoyé à toutes sortes de personnes, de votre manager à votre meilleur client. Relisez-le attentivement pour éviter toute situation embarrassante.

Exemples de messages d’absence du bureau

En gardant tous ces points à l’esprit, voici quelques modèles de réponses automatiques efficaces pour les personnes internes et externes à l’entreprise :

• « Merci pour votre message. Je serai absent du bureau du 3 au 8 septembre. Si vous avez besoin d’aide pendant cette période, contactez Claire Dupont [adresse e-mail et numéro de téléphone] pour les questions concernant le marketing, ou Pierre Millet [adresse e-mail et numéro de téléphone] pour les questions relatives à la comptabilité. »
• « Merci pour votre message. Je suis absent aujourd’hui et sans accès à mes e-mails. Je serai de retour le 16 février. Si vous avez besoin d’une réponse immédiate, vous pouvez me contacter au [numéro de téléphone]. »
• « Je serai absent du 2 au 15 juillet. En cas d’urgence, vous pouvez contacter Marie Smith par e-mail ou par téléphone [adresse e-mail et numéro de téléphone]. »
• « Merci pour votre message. Je ne suis pas au bureau actuellement et ne consulte pas ma messagerie. Je serai de retour le 26 août. En cas d’urgence, contactez James Johnson [adresse e-mail et numéro de téléphone]. Autrement, je vous répondrai dès que possible à mon retour. »