Dans le monde de l’entreprise, la réflexion commence à s’organiser autour d’une question, à savoir « Comment, avec le déconfinement, nous préparer au retour au bureau ? » pour être en parfait ordre de marche en septembre. Il n’existe pas d’approche unique, et il va de soi que chacun doit rester attentif aux dernières recommandations sanitaires émanant du gouvernement. Voici quelques conseils opérationnels qui aideront vos collaborateurs à réussir la transition vers un environnement professionnel lorsque les mesures de distanciation sociale auront été assouplies.
Mettez en œuvre une stratégie dynamique de retour au bureau
Sachant que les entreprises doivent observer les consignes données par les pouvoirs publics quant aux mesures organisationnelles à prendre pour respecter les règles de distanciation physique, la réintégration se fera en échelonnant le retour au bureau des salariés – en rappelant sur site certaines équipes quelques jours ou semaines avant les autres, afin d’instaurer une rotation. De même, en fonction de la taille de votre établissement et de la densité des locaux, la préservation d’un mode de fonctionnement en télétravail pour les équipes tour à tour serait également de nature à faciliter la mise en œuvre des règles de distanciation sociale. Avec le télétravail alterné, les collaborateurs auront également sans doute moins le sentiment d’être sous pression qu’imposerait un retour au bureau immédiat, à raison de cinq jours par semaine. Après tout, certaines familles risquent fort d’être toujours sans solution de garde pour leurs enfants. Dans ce contexte, une période transitoire permettra à chacun de reprendre ses marques dans la nouvelle réalité du travail en entreprise, à l’ère de l’après-pandémie. Enfin, si vous avez développé votre infrastructure technologique pour faciliter le travail à distance, il est préférable de continuer à exploiter ces nouvelles capacités puisque, selon toute probabilité, un mélange de travail sur site et à distance sera nécessaire pendant un certain temps.
Privilégiez une communication constante
Préparer le retour en entreprise exige une communication constante. Pour préserver la santé et la sécurité des collaborateurs, sans doute faudra-t-il faire évoluer leur poste, leurs méthodes et leurs horaires de travail dans l’espace qu’ils partagent. Ces changements devraient donner lieu à de nouvelles règles définissant le nombre de personnes à la cantine et en salle de réunion, la distance à respecter entre les postes de travail et le protocole de nettoyage des bureaux. Dès le départ, il importe de veiller à ce que ces nouvelles règles soient clairement et régulièrement communiquées à l’ensemble des équipes afin d’éviter toute confusion ou rupture dans les procédures. Des points réguliers par e-mail, des actualisations publiées sur l’intranet de l’entreprise et les réseaux sociaux, ainsi que des réunions ouvertes virtuelles ou en comité restreint pourraient être les éléments clés d’une démarche de communication efficace.
Soyez attentif aux autres
Il faut admettre que les salariés ont dû affronter énormément de changements dans un laps de temps relativement court, ce qui peut s’avérer particulièrement traumatisant. Pour couronner le tout, le fait de travailler seuls pendant 3 mois ou plus, sans les interactions physiques habituelles avec leurs collègues, risque d’être préjudiciable à leur motivation et à leur santé mentale. Au moment où elles préparent le retour de leurs effectifs dans leurs locaux, les entreprises ont tout intérêt à renforcer leur motivation des collaborateurs dans les premières semaines suivant la reprise de l’activité. Il sera déterminant qu’elles cultivent un état d’esprit positif de bout en bout. Pour faire naître un sentiment de normalité et d’implication, encouragez au maximum la collaboration entre individus (dans le respect des règles de distanciation sociale), et faites en sorte que les équipes se reconnaissent dans les objectifs de l’entreprise comme dans les perspectives qui s’offrent à elle au travers de réunions et de communications régulières.
Soyez à l’écoute et encouragez le dialogue
Que ce soit globalement ou équipe par équipe, faites régulièrement le point avec vos collaborateurs pour répondre à leurs questions et gérer leurs inquiétudes. À tout moment durant cette période, il sera essentiel d’instaurer une communication bilatérale avec eux pour entretenir le moral des troupes et faire preuve de clarté. Par exemple, si certains salariés répugnent à se rendre tous les jours au bureau, donnez-leur l’occasion d’exprimer leurs craintes et faites en sorte que celles-ci soient entendues et gérées avec promptitude, respect et équité.
Adaptez la structure de votre personnel
Quel que soit l’impact de cette pandémie sur votre activité, il est essentiel que vos équipes ne soient pas livrées à elles-mêmes et subissent seules cette pression, voire passent à côté de nouveaux contrats ou de nouvelles perspectives de développement, faute de formation ou de ressources suffisantes. Tandis que la charge de travail commence (ou continue) à augmenter ou à fluctuer, il peut être utile de faire appel à une combinaison de collaborateurs fixes et temporaires pour combler rapidement les déficits de compétences. Votre entreprise sera alors en mesure d’assurer sa continuité et de tirer parti des opportunités de croissance. Dans le cadre de votre stratégie de recrutement post-COVID-19, conjointement à la préparation du retour en entreprise, il sera également nécessaire de veiller à ce que les salariés dont les fonctions évoluent aient accès aux formations, à l’accompagnement et aux outils nécessaires pour mener à bien leurs missions.
Actualisez et clarifiez les chartes de l’entreprise concernant la maladie
Avec la pandémie, toutes les entreprises ont pris conscience que les règles officielles régissant les conditions d’hygiène et de sécurité dans le travail sont modifiables et perfectibles à terme. Raison pour laquelle il importe qu’elles se tiennent informées et continuent à communiquer pour satisfaire à leurs obligations de conformité et contribuer à définir des méthodes de travail plus sûres. Le changement et l’incertitude liés à la pandémie ont exigé une organisation minutieuse de la part des entreprises et une réelle faculté d’adaptation de chaque collaborateur. Pour cette raison, au moment de passer d’une « nouvelle normalité » à l’autre, il importera de mener une réflexion stratégique et méthodique sur la manière de nous réapproprier notre environnement de travail.
