Pour les managers, l’exercice de l’entretien annuel peut parfois s’avérer délicat. Il n’en reste pas moins légalement obligatoire et doit être abordé avec une bonne dose de préparation et de méthode. Il ne faut pas non plus perdre de vue que cet entretien annuel doit être un moment de partage.

L’entretien annuel n’est pas obligatoire, sauf si une convention collective est mise en place dans l’entreprise et l’exige. Néanmoins, l’enjeu consiste à ne pas aborder cet entretien comme une formalité administrative, mais d’y mettre une réelle intention et du sens, et de répondre à l’environnement de transparence exigé par les salariés.

L’étude « Ce que veulent les candidats » de Robert Half confirme cette tendance : une bonne entente avec le manager est un facteur de rétention des salariés à 40%. L’entretien annuel avec le manager contribue notamment à conserver ces bonnes relations.

Voici nos cinq conseils pour réussir au mieux l’entretien annuel d’évaluation en tant que manager.

Conseil n°1 : soignez votre préparation

Bien préparer l’entretien annuel est la clé de voûte de sa réussite. La première chose à faire est de repartir du compte-rendu du dernier entretien et des moments d’échanges sur l’année. Cela vous permettra de replacer les choses dans leur contexte et de poser les bases d’un échange véritablement constructif. Déterminez ensuite qui participera à cet entretien : N1 et N2 ? Le manager direct ?

Il est ensuite important de bien préparer le déroulé de l’entretien :

• Ce déroulé fixe la ligne directrice qui permettra de cadrer les échanges.
• En créant ce déroulé, dégagez deux à trois idées et messages forts. Par exemple, félicitez le collaborateur sur une compétence acquise ou un projet bien mené avant de lui demander de se concentrer sur un objectif ou un projet en particulier.
• Plus vous resterez concis dans vos messages, plus vous vous assurerez qu’ils seront bien transmis. Vos salariés doivent eux aussi pouvoir arriver prêts le jour de l’entretien.

Listez tous les sujets que le collaborateur pourrait éventuellement aborder, notamment la question salariale, même si ces sujets ne constituent pas les priorités de l’échange.

Pour cela :

• Prévenez vos équipes suffisamment en avance sur la date et l’heure de l’entretien. 48 heures en amont est un grand minimum.
• Transmettez-leur le déroulé que vous avez élaboré, afin qu’ils puissent se préparer au mieux.
• Sensibilisez-les sur l’importance de cette préparation.

Prévoyez suffisamment de temps pour chacun de ces entretiens. Certains peuvent être amenés à dépasser le temps imparti. Raison pour laquelle il est préférable de ne pas prévoir ces entretiens les uns à la suite des autres.

Conseil n°2 : choisir le bon environnement

Pour que l’entretien annuel soit un réel moment d’échange, il peut être opportun de délaisser le format trop classique du manager derrière son bureau, au profit d’un espace plus informel.

Vous pouvez par exemple opter pour une petite salle de réunion avec une table ronde et des chaises ou fauteuils. Privilégiez un lieu neutre et calme, dans lequel vos salariés se sentiront à l’aise. La seule règle absolue est que l’entretien puisse rester totalement confidentiel, et donc que personne ne puisse entendre vos échanges.

A noter : pensez à mettre vos téléphones sur silencieux avant le début de l’entretien.

Conseil n°3 : offrir un climat d’écoute

L’entretien annuel vous permettra de dresser le bilan de l’année avec vos salariés. Il est recommandé de laisser la parole initiale aux collaborateurs, à la fois sur leurs réussites, mais aussi sur les axes de progrès qu’il se sont notés sur l’année. Une fois ce premier bilan dressé, vous pourrez alors vous aussi lister les points positifs ainsi que les difficultés rencontrées au cours de l’année. Commencez toujours par le positif, au risque que vos salariés soient sur la défensive pendant le reste de l’entretien.

Au cours de l’entretien :

• Faites attention à ne pas monopoliser la parole.
• Restez ouvert sur vos éventuelles divergences d’opinion, et étayez chacune de vos remarques de faits.
• Pensez à vous reporter régulièrement à votre déroulé, pour ne pas perdre le fil conducteur de l’entretien en cours de route.

Conseil n°4 : savoir répondre aux questions des salariés

L’entretien annuel est le moment de l’année que les salariés peuvent choisir pour formuler une demande : revalorisation salariale, formation, aménagement du temps de travail, etc. Vous devez donc être capable d’anticiper les points qui seront soulevés par le salarié ainsi que les marges de manœuvre dont vous disposez pour y répondre.

Par exemple, si vous n’avez pas le budget pour une augmentation, vous pouvez prévoir plusieurs options : proposition de temps partiel, souplesse dans l’organisation du travail, avantages, formations externes, etc. Ces options sont à proposer en fonction du profil. Le but de l’entretien annuel n’est pas forcément d’apporter une réponse immédiate aux demandes des salariés. Vous pouvez donc proposer un rendez-vous ultérieur afin de prendre le temps de réfléchir et/ou de vous renseigner.

Conseil n°5 : fixer de nouveaux objectifs

Une autre composante incontournable de l’entretien annuel est la fixation d’objectifs. Ces objectifs doivent être SMART :

• Spécifiques : ils doivent être clairs et précis, compréhensibles par tous. Pensez à établir une liste de priorité parmi les différents objectifs.
• Mesurables : les objectifs doivent pouvoir être quantifiés et qualifiés.
• Atteignables et Réalistes : on oublie les objectifs inatteignables, sans pour autant se résoudre à des attentes simplistes.
• Temporels : l’atteinte des objectifs doit être clairement définie dans le temps.

A noter : tout au long de l'année, vous devez suivre l’avancée de ces objectifs avec vos salariés. Ils doivent savoir où ils en sont, pour pouvoir réaxer leurs efforts si besoin.

De cette façon, pas de mauvaise surprise au prochain entretien annuel.

Le conseil en plus ! Pensez à réaliser un compte-rendu de l’entretien annuel, incluant une partie texte libre. Remettez-la ensuite au collaborateur pour lui faire signer et qu’il en garde une trace.