Echanger autour d’une question, résoudre un problème, diffuser une information, briefer l’équipe…Quel que soit son objectif, il est primordial qu’une réunion d’équipe soit productive et contribue à consolider le groupe. D’où l’importance d’organiser ce temps collectif avec attention et rigueur.
Comment réussir l’élaboration de votre réunion d’équipe ?
Bien définir les objectifs
Vous allez organiser une réunion d’équipe ? Un seul mot : anticiper ! Commencez par répondre aux questions suivantes :
- Pourquoi organiser cette réunion ?
- Pourquoi la mobilisation de votre équipe est-elle nécessaire ?
Une fois cette première réflexion menée, vous pourrez prioriser les sujets et définir l’ordre du jour, les points annexes ainsi que le timing.
Impliquer votre équipe dans la préparation
Les membres de votre équipe sont les premiers concernés ! En plus de les informer quant à la thématique générale, n’hésitez pas à les solliciter 10 jours avant la réunion :
- Souhaitent-ils aborder ou approfondir certains points ?
- Doivent-ils réfléchir à une question précise?
- Doivent-ils préparer un résumé de leurs actions récentes ou des résultats obtenus ?
Une réunion d’équipe doit être efficace. Connaissez-vous la règle des deux pizzas de Jeff Bezos, le fondateur d'Amazon ? Il explique : plus il y a de participants, moins la réunion est productive et créative. Deux pizzas doivent donc suffire à rassasier l’ensemble du groupe.
Cadrer le déroulement de la réunion
Définissez la trame de la réunion : vous évitez ainsi que les participants ne s’éparpillent et que la réunion ne dure trop longtemps.
- Une introduction : rappel du contexte, des objectifs, des thématiques et de la façon dont la réunion sera menée.
- Des temps dédiés à l’échange et au travail : au manager d’encourager et de favoriser la prise de parole et les initiatives.
- Des éventuels temps de pause si la réunion dure plus d’1h30 ou 2h.
- Une conclusion qui reprend les grandes lignes et les décisions qui ont été prises. Une éventuelle ouverture : rappel des échéances proches, date d’une prochaine réunion, etc.
Faites comme Jeff Bezos, prévoyez un temps de silence en début de réunion : les participants relisent les sujets qui vont être abordés pour se concentrer sur d'éventuelles points de discussion.
Rassembler les documents de travail
Pour gagner du temps pendant la réunion d’équipe, rassemblez et analysez tous les documents sur lesquels vous allez vous appuyer : données marketing, échantillons de produits, résultats commerciaux, etc. Une présentation Power Point (ou autre) succincte et claire pourra servir de support de présentation ! Pensez enfin au côté logistique en réservant le matériel adéquat et en prévoyant de quoi prendre des notes.
Choisir un lieu et un horaire adaptés
Quand la réunion se déroulera-t-elle ? La planification de la réunion doit aussi être réussie : choisissez un moment où l’activité est moindre et où les membres de l’équipe sont concentrés et disposés.
Le meilleur moment se situerait entre 8h30 et 9h30. Si ce créneau est impossible, il est judicieux d’éviter le moment qui suit le déjeuner ! Concernant le lieu, une salle de réunion est l’endroit le plus adapté. De même, une configuration classique en U est propice à l’échange, à la visibilité et à l’interaction.
Une préparation efficace ouvre la voie vers une réunion participative réussie et des actions productives.
