Le marché du recrutement se caractérise actuellement par un « Grand Mercato ». Les salariés sont à l’écoute d’opportunités, et n’hésitent plus à changer de parcours. 520 000 démissions ont été enregistrées au cours du 1er trimestre 2022. Face à cette tendance, il est essentiel pour les dirigeants de voir plus loin en soignant leur processus d’offboarding, car vos anciens collaborateurs peuvent devenir des ambassadeurs, ou de futurs collaborateurs via le salariat « boomerang ».

Comment annoncer le départ et le remplacement d’un collaborateur ? Comment gérer la suite ? Voici nos conseils.

1. Soigner la communication

La base d’un offboarding réussi réside tout d’abord dans une communication réfléchie

  • Annoncer le départ de votre collaborateur le plus rapidement possible aux équipes directement impactées est la meilleure démarche.
  • C’est un bon moyen d’éviter la circulation de rumeurs et surtout, cela rassurera ceux qui restent.
  • Le collaborateur qui part appréciera lui aussi cette transparence, qui lui évitera la gêne de devoir dissimuler cette information sensible.
  • Selon les préférences de votre collaborateur, vous pouvez lui laisser le soin d’annoncer son départ. Si c’est vous qui vous en chargez, restez au maximum neutre et objectif.
  • Annoncer également son remplacement dans la mesure du possible, même si le processus d’embauche est toujours en cours.

A noter : assurez-vous que les prestataires externes éventuels sont eux aussi prévenus, et transmettez-leur les coordonnées du remplaçant ou de la personne dans l’équipe qui prendra le relai sur les missions.

2. Ne pas oublier de remercier

Une fois l’information du départ annoncée, envoyez un message positif : cela passe par dire merci…

  • Au collaborateur qui s’en va : quel que soit le degré de satisfaction donné en poste, gardez en tête les points positifs que ce collaborateur a apporté à l’entreprise. Sachez identifier ces points et les valoriser au moment du départ de votre salarié.
  • Adressez un mail de remerciement à votre collègue de travail sur le départ.
  • A l’équipe qui reste : l’équipe va connaître une période de flottement plus ou moins longue, pendant laquelle la charge de travail du collaborateur sortant va être reportée sur les autres salariés, au moins le temps que le nouvel arrivant soit complètement opérationnel. Prendre le temps de les remercier, de les rassurer et de les impliquer est essentiel pour la cohésion d’équipe.

3. Gérer la passation

Cette étape est absolument cruciale pour le bon fonctionnement de l’entreprise. Même si personne n’est irremplaçable, l’expertise et les connaissances accumulées de votre collaborateur sur le départ sont précieuses et doivent au maximum être transmises à son successeur.

  • Il est donc important de prévoir une période de passation pour avoir le temps de faire un transfert de connaissances efficace.
  • Dans le cas où ce n’est matériellement pas possible, demandez à votre collaborateur sur le départ de préparer des supports à son successeur lui détaillant les subtilités du poste, ses bonnes pratiques, et toute autre information qui pourra faciliter sa prise de fonction. Ces précautions seront utiles à la fois pour le remplaçant, mais aussi pour l’équipe en poste, qui aura certainement besoin de ces informations.

4. Recueillir un feedback constructif

Un départ est également l’occasion d’une prise de recul. Lors de l’entretien de sortie :

  • Demandez à votre salarié de vous faire un bilan de son expérience, des points positifs et négatifs qu’il a identifiés dans son poste et au sein de l’entreprise. Les collaborateurs sur le départ ont la parole plus libre que ceux en poste, principalement sur les sujets sensibles.
  • Pour être sûr d’obtenir un retour pertinent, montrez-vous ouvert et à l’écoute. Ce bilan vous permettra d’identifier les points forts, mais aussi les axes d’amélioration sur le fonctionnement de l’équipe, les méthodes de management et la culture d’entreprise.

Ces éléments seront précieux pour définir, ajuster et optimiser l’attractivité et la rétention des talents de l’entreprise.

5. Ne pas négliger l’administratif

Une sortie d’entreprise réussie se doit d’être préparée logistiquement dans ses moindres détails :

  • Le matériel prêté au collaborateur doit être récupéré : ordinateur, téléphone professionnel, tablette, etc. Un point sur l’état d’usure du matériel doit être fait.
  • Supprimez les accès et les comptes de l’employé de tous les réseaux de l’entreprise (interne et externe) et de tous les outils collaboratifs.
  • Clôturez les derniers paiements : solde de tout compte, remboursement éventuel de notes de frais, etc.
  • Assurez-vous que le salarié a bien eu les documents dont il a besoin administrativement : certificat de travail, reçu pour solde de tout compte, attestation Pôle Emploi si besoin, etc.
  • Pensez à mettre à jour l’organigramme des équipes.

6. Travailler son réseau d’anciens collaborateurs

Garder le contact avec ses anciens collaborateurs est essentiel pour se créer un réseau d’ambassadeurs de votre marque employeur :

Elodie Briand, Manager Recrutement interne chez Robert Half France.

En maintenant le lien avec vos anciens collaborateurs, ils seront plus à même de vous ouvrir leur réseau et de recommander votre entreprise auprès d’autres talents.

7. Anticipez le salariat boomerang

Il n’est pas rare de voir certains collaborateurs revenir dans l’entreprise après quelques mois, voire années. Néanmoins, la raison du départ conditionne la possibilité de retour. Tant que la culture d’entreprise et le métier ne sont pas en cause, le retour reste possible. Le salariat boomerang comporte même plusieurs avantages côté employeur : la formation va plus vite, même s’il y a une réadaptation à faire ; le salarié va performer plus rapidement ; et il va même apporter un recul, un esprit critique sur l’entreprise que n’ont pas forcément les nouvelles recrues.

Vous recrutez ? On vous accompagne