Offboarding : 6 conseils pour gérer au mieux le départ d'un collaborateur

Par Robert Half 03/05/2019

Les carrières ne se font plus dans la même entreprise tout au long de sa vie professionnelle. Les parcours se densifient et les salariés qui ont quitté votre entreprise peuvent en devenir des ambassadeurs de choix. Réussir l’offboarding de ses collaborateurs devient donc un enjeu majeur pour l’attractivité de sa marque employeur.

Alors, comment accompagner et gérer du mieux possible vos salariés sur le départ ?  Nos conseils.

1/ Soigner la communication

La base d’un offboarding réussi réside tout d’abord dans une communication réfléchie :

• Prévenez le plus rapidement possible la ou les équipes qui seront directement impactées par le départ du collaborateur.

• C’est un bon moyen d’éviter la circulation de rumeurs et surtout, cela rassurera ceux qui restent.

• Le collaborateur qui part appréciera lui aussi cette transparence, qui lui évitera la gêne de devoir dissimuler cette information sensible.

• Selon les préférences de votre collaborateur, vous pouvez lui laisser le soin d’annoncer son départ. Si c’est vous qui vous en chargez, restez au maximum neutre et objectif.

A noter : assurez-vous que les prestataires externes éventuels sont eux aussi prévenus, et qu’ils ont les coordonnées du successeur.

2/ Ne pas oublier de remercier

Une fois l’information du départ divulguée, vous devez envoyer un message positif : cela passe par dire merci…

• Au collaborateur qui s’en va : quel que soit le degré de satisfaction donné en poste, tout le monde apporte quelque chose de positif à l’équation. Sachez l’identifier et le valoriser au moment du départ de votre salarié.

• A l’équipe qui reste : c’est toujours plus facile pour ceux qui partent que pour ceux qui restent. L’équipe va connaître une période de flottement plus ou moins longue, pendant laquelle la charge de travail du collaborateur sortant va être reportée sur les autres salariés, au moins le temps que le nouvel arrivant soit complètement opérationnel. Prendre le temps de les remercier et de les impliquer est donc important pour leur apporter la preuve de votre reconnaissance

3/ Gérer la passation

Cette étape est absolument cruciale pour le bon fonctionnement de l’entreprise. Même si personne n’est irremplaçable, l’expertise et les connaissances accumulées de votre collaborateur sur le départ sont précieuses et doivent au maximum être transmises à son successeur.

• Il est donc important de prévoir une période de passation digne de ce nom pour avoir le temps de faire un transfert de connaissances efficace.

• Dans le cas où ce n’est matériellement pas possible, demandez à votre collaborateur sur le départ de préparer des supports à son successeur lui détaillant les subtilités du poste, ses bonnes pratiques, et toute autre information qui pourra faciliter sa prise de poste. Ces précautions seront utiles à la fois pour le remplaçant, mais aussi pour l’équipe en poste, qui ne se sentira ainsi pas abandonnée.

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4/ Recueillir un feedback constructif

Un départ est également l’occasion d’une prise de recul. Lors de l’entretien de sortie :

demandez à votre salarié de vous faire un bilan des points positifs et négatifs qu’il a notés au cours de son passage dans l’entreprise. Les salariés sur le départ ont la parole plus libre que ceux en poste, principalement sur les sujets sensibles.

• Pour être sûr d’obtenir un retour pertinent, montrez-vous ouvert et à l’écoute. Ce bilan vous permettra d’identifier les points forts, mais aussi les axes d’amélioration dans le fonctionnement de l’équipe.

Ces éléments seront précieux pour ajuster la stratégie de gestion des talents de l’entreprise.

5/ Ne pas négliger l’administratif

Une sortie d’entreprise réussie se doit d’être réfléchie dans ses moindres détails :

• Le matériel prêté au collaborateur doit être récupéré : ordinateur, téléphone professionnel, tablette, etc. Un point sur l’état d’usure du matériel doit être fait.

• Supprimez les accès et les comptes de l’employé de tous les réseaux de l’entreprise (interne et externe) et de tous les outils collaboratifs.

• Clôturez les derniers paiements : solde de tout compte, remboursement éventuel de notes de frais, etc.

• Assurez-vous que le salarié a bien eu les papiers dont il a besoin administrativement : certificat de travail, reçu pour solde de tout compte, attestation Pôle Emploi si besoin, etc.

• Pensez à mettre à jour l’organigramme des équipes.

6/ Travailler son réseau d’anciens collaborateurs

Garder le contact avec ses anciens collaborateurs est essentiel pour se créer un réseau d’ambassadeurs de votre marque employeur :

• A charge de l’entreprise d’animer ce réseau en partageant des actualités (sous la forme d’une newsletter trimestrielle par exemple), en organisant des évènements ponctuels, etc.

• En maintenant une certaine forme d’implication chez vos anciens collaborateurs, ils seront plus à même de vous ouvrir leur réseau et de recommander votre entreprise auprès d’autres talents.

 

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