Productivité et espace de travail : profitez de l'été pour tout réorganiser

Par Robert Half 15/08/2017

Notre bureau reflète souvent notre personnalité et nos habitudes. Quand certains professionnels de la finance et de la comptabilité misent sur un espace aéré et bien rangé, d'autres se plaisent à mettre la couleur et la personnalisation à l'honneur. Et puis, il y a ces espaces si encombrés qu'on se demande comment il est même possible d’envisager y travailler. Vous êtes décidé à réorganiser votre bureau ? Sortez l'artillerie lourde ! Quelles que soient vos préférences, votre poste de travail doit être aménagé de sorte à optimiser votre efficacité, votre productivité mais également votre confort au travail. Et, pour cause : que vous soyez collaborateur RH ou responsable financier, il est fort possible que vous soyez amené à passer plus de temps derrière votre bureau qu’au fond de votre lit. Vous vous retrouvez régulièrement noyé sous des piles de dossiers en pagaille, des montagnes de paperasse et le désordre en général ? Profitez du ralentissement de l'activité en été pour changer la donne.

8 idées pour organiser votre espace de travail.

1- Faites le tri

Votre bureau en lui-même représente un espace extrêmement précieux et il y a fort à parier que vous n'utilisiez pas la moitié des choses qui s'y trouvent. Voici une méthode pour sélectionner les objets à garder : à votre arrivée au bureau lundi matin, posez au sol tous les objets qui ne vous sont pas indispensables pour travailler. À mesure que la journée avance, reprenez ce dont vous avez besoin (et uniquement ce dont vous avez besoin) pour mener chaque tâche à bien. À la fin de la semaine, trouvez un nouvel endroit – tiroir, placard à fourniture, voire bac de recyclage – pour accueillir les objets restés au sol.

2- Prenez la bonne direction

De nombreuses personnes adoptent intuitivement une approche gauche-droite : objets dédiés à l'information entrante (téléphone, ordinateur, autres appareils de communication) à gauche, espace dégagé au centre et éléments « en bout de chaîne » tels qu'agrafeuse et dossiers bouclés à droite. L'organisation optimale de votre espace de travail dépend en fait de la façon dont vous fonctionnez. Testez différents aménagements jusqu'à trouver celui qui vous semble fluide et naturel.

3- Structurez l’espace

Le fait de devoir signer ou disposer différents papiers à plat sans trouver de place pour le faire peut faire monter le stress en flèche. Délimitez une « zone blanche » sur votre bureau et prenez l'habitude de ne rien y laisser traîner. Cette méthode pourra vous amener à voir les choses sous un autre angle, celui de la verticalité en l'occurrence, et ainsi installer par exemple une étagère au mur pour accueillir les dossiers accessoires et autres objets que vous n'utilisez que ponctuellement

espace de travail

4- Dégagez la vue

Votre bureau en lui-même pourra être bien rangé, s'il y a trop de petits objets susceptibles de détourner votre attention, votre efficacité pourrait bien s'en trouver diminuée. Par exemple, certains professionnels RH adorent utiliser des Post-it qu'ils éparpillent allègrement sur leur bureau et leur écran. Un ou deux, ça va mais, trop nombreux, ces petits morceaux de papier deviennent une source de distraction et rendent plus difficile de se focaliser sur ce qui est vraiment important

5- Mettez votre touche personnelle

Qui dit bureau propre ne veut pas forcément dire bureau impersonnel. Marie Kondo, auteure de La magie du rangement, est une inconditionnelle des petits objets qui ont le don de mettre du baume au cœur. Disposez des éléments que vous aimez – photos, croquis, citations ou encore figurines – au mur, sur un panneau de liège ou sur votre bureau. Point trop n'en faut cependant : votre bureau risquerait de faire fouillis, voire peu sérieux

6- Passez au numérique

Le papier, la paperasse peut vite devenir l'ennemi des bureaux ordonnés. Si vous ne l'avez pas encore fait, transférez vos calendrier, liste de choses à faire et pense-bête sur votre ordinateur et pensez à les synchroniser avec votre smartphone pour y avoir accès partout, plus facilement. Pensez aux notifications pour vos alertes réunions, rendez-vous et choses à faire.

7- Pensez à vos pieds.

Ne sous-estimez pas l'importance de l'espace laissé à vos jambes sous votre bureau. Tous ces fils et câbles qui courent là-dessous ne font pas qu'ajouter au désordre, ils représentent aussi un potentiel danger en termes de sécurité. Pensez aux rubans à scratch et organisateurs de câbles pour éviter les nœuds et laisser plus de liberté de mouvement à vos pieds. Et, si vous avez posé au sol des boîtes pour stocker différents papiers administratifs par exemple , troquez-les pour des meubles de rangement dédiés ou, mieux, numérisez-les avant de passer le tout au destructeur de papier.

8- Faites place nette

Gardez quelques produits utiles à portée de main et prenez l'habitude de donner régulièrement un coup de propre sur votre bureau, votre clavier, votre écran et votre téléphone. Le fait de s'installer à un bureau propre et qui sent bon le frais améliore l'humeur et booste la productivité. Si un bureau bien organisé n'est pas la solution magique pour gagner du temps, il aide à faire davantage en permettant de savoir où se trouve chaque chose et en évitant que l’attention ne soit détournée par tout un tas de distractions visuelles. Un bureau bien rangé contribue aussi à se mettre dans un état d'esprit positif et ainsi mener avec entrain ses différentes missions quotidiennes.

 

Nous pouvons vous aider à trouver l’entreprise ou le candidat idéals.

Nos offres Vous recrutez ?

 

 

Ces articles peuvent vous intéresser : 
Survivre en open space c'est possible
Comment gérer son temps
Encouragez l'humour sur le lieu de travail

 

Les articles qui peuvent vous intéresser