Comment donner une réponse négative à un candidat ?

Par Robert Half 18/03/2016

En votre qualité de manager RH, vous êtes chargé de recruter les meilleurs candidats pour les placer aux postes appropriés. Vous entreprenez bon nombre d'actions pour chercher et trouver l’oiseau rare qui s’adaptera à merveille au poste vacant et à l’entreprise. Mais recruter signifie également refuser des candidats. C’est le revers de la médaille auquel nombre de chargés du recrutement doivent faire face. Ne négligez cependant pas cet aspect, afin de ne pas courir le risque de nuire à votre réputation.

Donnez un feedback à tous les candidats

Vous avez publié une offre d’emploi vacant et vous croulez sous les candidatures ? Il relève de votre responsabilité de les traiter toutes de manière également correcte. Sitôt que vous avez opéré une première sélection, vous pouvez lancer la procédure. Faire une sélection signifie, par définition, qu’un certain nombre de candidats ne sont pas retenus. Tous les candidats ont le droit de recevoir un feedback, même si vous ne les avez pas rencontrés personnellement. Si vous ne donnez pas de vos nouvelles, le candidat reste dans l’incertitude, ce qui engendre toutes sortes de frustrations.

Répondre par e-mail, par téléphone ?

De quelle manière puis-je procéder pour éconduire des candidats ? Cette question fréquemment posée nécessite une réponse nuancée. Si, par exemple, vous recevez plus de cent candidatures, vous ne pouvez naturellement pas répondre de manière tout à fait personnalisée à chacun. Sitôt fait un premier tour d’horizon des candidatures, une bonne manière de signaler les refus consiste à utiliser le canal que les candidats ont eux-mêmes utilisé. Vous avez reçu un email ?  Répondez donc par e-mail. Vous avez reçu une lettre ? Préférez alors une réponse par lettre. Certes, une lettre standardisée, mais prenez néanmoins la peine de la personnaliser quelque peu.

Informer personnellement les candidats

Parfois, il s’avère nécessaire d’adopter une approche tout à fait personnelle. Lorsqu’un candidat s'est prêté à plusieurs entretiens s’est soumis à des tests psychologiques et de compétences et s’est investi de nombreuses heures pour décrocher le poste à pourvoir, la déception en cas de refus est d’autant plus grande. Dans un tel cas de figure, il convient d'informer personnellement le candidat du refus de candidature. Un e-mail impersonnel ou standard nuira infailliblement à votre réputation et provoquera une double déception chez celui qui reçoit la mauvaise nouvelle. Dans ce cas, il est conseillé d’appeler le/la candidat(e) afin de lui donner expliquer. Même si vous annoncez une mauvaise nouvelle et qu’il s’agit rarement d’un entretien agréable, cette manière de procéder témoigne de respect et de professionnalisme.

Refuser une candidature : soyez honnête et direct

L’honnêteté et la politesse élémentaire sont des éléments très importants lorsque vous annoncez un refus de candidature. Ne tournez pas autour du pot : vous éviterez les frustrations. Il est également recommandé d’adopter une attitude honnête et directe et d’informer d’emblée de la mauvaise nouvelle. Attention toutefois à rester diplomate et à ne paraître ni grossier ni impoli : vous engagez votre entreprise. Les mauvaises nouvelles se propagent vite et beaucoup de personnes n’hésitent pas à partager leurs expériences négatives sur les réseaux sociaux.

reponse negative entretien

Discriminer est inadmissible

Lorsque vous publiez une offre d’emploi, des personnes aux profils très variés vous soumettent leur candidature. Des jeunes, des moins jeunes, des personnes d’origine étrangère… Vous êtes tenus de tous les considérer sur un même pied d'égalité. Dans le cas contraire, non seulement vous mettez en péril votre réputation, mais vous vous exposez également à des poursuites judiciaires. Prévoyez une description de fonction extrêmement claire dans laquelle vous donnez le plus de détails possibles. De cette manière, vous limitez l’étendue du groupe-cible et vous attirerez essentiellement des personnes possédant le profil souhaité.

 

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