Travailler efficacement et gagner du temps grâce à la méthode Kaizen

Par Robert Half 17/09/2019

Le système Kaizen fait partie des méthodes qui montent pour booster la productivité et l’engagement des équipes, notamment dans le cadre d’une conduite du changement.

A quoi correspond cette méthode ? Quelle est sa philosophie et comment l’appliquer au sein de l’entreprise ?

Méthode Kaizen : kézako ?

Kaizen » est la contraction de deux mots japonais : 

  • kai, qui signifie « changement » ;
  • zen, qui signifie « meilleur ».

Ce concept a vu le jour dans les années 50 au sein des usines Toyota au Japon et a pris de l’ampleur au fil du temps, jusqu’à s’imposer un peu partout dans le monde.

L’idée fondamentale de la méthode Kaizen est qu’il est possible de réaliser de grandes choses, en impulsant de petits changements jour après jour. Cette méthode, née dans le monde professionnel, est également applicable dans la sphère privée. L’objectif fixé s’atteint lentement, mais sûrement.

Les grands principes de la méthode Kaizen

Plusieurs grands principes régissent le système Kaizen :

  1. La remise en question doit être perpétuelle : il est important de rester proactif et d’anticiper l’arrivée de problèmes éventuels. Réfléchir à améliorer les pratiques existantes est également indispensable.
     
  2. La perfection n’est pas le but recherché : l’idée n’est pas nécessairement d’atteindre un résultat parfait, mais plutôt d’être dans une démarche d’amélioration continue.
     
  3. La prise en charge des problèmes doit être immédiate : les mauvaises pratiques ne doivent pas s’installer. Être réactif dans le règlement des problèmes permet que la situation n’empire pas, et donc que la résolution des difficultés rencontrées ne soit pas trop coûteuse.
     
  4. La cause profonde des difficultés rencontrées doit être identifiée : c’est l’identification de la cause racine d’un problème qui va permettre de le régler durablement.
     
  5. L’implication de l’équipe doit concerner tous ses membres : tout le monde doit se sentir acteur, doit pouvoir exprimer son opinion et ses idées, quel que soit son rang hiérarchique.

Système Kaizen : quels sont ses outils ?

La méthode Kaizen s’appuie sur des outils concrets. Voici les plus emblématiques.

  • Porte d’entrée de la méthode : les 5S applicables à tous les services de l'entreprise

Cet outil est une bonne introduction à la méthode Kaizen car il permet d’identifier facilement des problèmes et de les corriger. Les 5S font référence à 5 termes japonais :

  1. Seiri : se débarrasser de l’inutile. Cela passe nécessairement par l’identification des documents, process, objets, etc. indispensables au bon fonctionnement du projet. Seul l’essentiel doit être conservé.
     
  2. Seiton : ranger. Les éléments identifiés comme essentiels doivent être ordonnés, de façon à pouvoir être facilement trouvés dès que quelqu’un en a besoin.
     
  3. Seiso : nettoyer. Pour une efficacité maximale, ces éléments doivent être soignés, tenus à jour, etc. pour que leur utilisation ne représente pas une perte de temps.
     
  4. Seiketsu : visualiser et élaborer des règles. L’idée de ce point est de pérenniser les actions mises en place dans les points précédents. Les règles instaurées doivent ensuite être communiquées à tous.
     
  5. Shitsuke : contrôler et valoriser.

Pour profiter pleinement des bienfaits des 5S, il est essentiel d’apporter de la rigueur dans le suivi des règles établies. Le suivi méticuleux de ces règles doit donc être encouragé, tout en restant ouvert et bienveillant.

  • Les 3M

Les 3M sont un autre outil incontournable de la méthode Kaizen. Chacun des M correspond à une source de gaspillage :

  1. Muda : toute activité sans valeur ajoutée, identifiée comme inutile (temps d’attente, traitement d’informations, surplus de stock ou de production, etc.).
     
  2. Mura : irrégularité dans un processus (équipements ou logiciels peu fiables, absence de contrôle qualité, etc.).
     
  3. Muri : efforts excessifs ou moyens disproportionnés utilisés pour atteindre son objectif, le plus souvent en conséquence directe de muda et mura. Une fois ces sources de gaspillage identifiées, il est plus facile de mettre en place un plan d’action pour les réduire, les simplifier, voire les éliminer.

Autres outils

Le système Kaizen se nourrit de beaucoup d’autres outils, comme :

  • Le kanban : c’est une méthode de gestion des flux visuelle (généralement matérialisée par des post-its), qui permet d’optimiser sa capacité de production et sa réactivité.
     
  • Le cycle PDCA : Plan (planifier), Do (mettre en place), Check (Contrôler), Adjust (Ajuster). C’est également un des fondements de la méthode Agile.
     
  • Les 5 Pourquoi : face à un problème, pour identifier sa cause profonde, se poser 5 fois la question « Pourquoi ? ». Au premier « Pourquoi ? », la réponse en appellera un second, et ainsi de suite jusqu’au cinquième, pour arriver à l’origine du problème, etc.

 

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