Assistant de Gestion H/F, Lyon, Intérim

Salaires : €21600 - €24000
Localisation : Genas
Publiée le :
Référence : 10144590
Spécialisations : Assistanat Spécialisé

Description :

Nous recherchons pour l'un de nos clients basé à Genas, un Assistant de gestion H/F pour une entreprise spécialisée dans la fabrication de machines.

Missions

Au sein d'une société dynamique en fort développement, vos missions seront les suivantes :



Administratif:





    • Activités de soutien aux dirigeants et aux collaborateurs de l'entreprise

    • Accueil clients, fournisseurs, partenaires externes …

    • Veiller à une bonne circulation de l'information : gestion du courrier, des communications téléphoniques,

    • Classements des dossiers

    • Compte rendus de réunions

    • Gestion des déplacements : réservations train, véhicule, …

    • Gestion du document unique

    • Assistance à la gestion de divers dossiers et/ou contrats tels que : vêtements de travail, photocopieurs, téléphonie, véhicules, alarme, entretien des locaux

    • Organisation des journées ou prestations évènementielles telles que réunion et repas de fin d'année, …

    • Mise en place d'une gestion documentaire, de procédures de travail, modélisation de documents

    • Saisie des commandes fournisseurs

    • Validation et saisie des bons de livraison fournisseurs

    • Contrôle, validation des factures fournisseur

    • Aide à la gestion des litiges fournisseurs en commun avec l'assistante achats




Comptabilité auxiliaire (Clients/Fournisseurs):



  • Validation des factures fournisseurs

  • Saisie des factures d'achats et ventes

  • Assistance à la gestion des litiges clients et fournisseurs

  • Suivi des factures en litiges et des demandes d'avoirs

  • Enregistrement et suivi des commandes clients

  • Facturation et suivi des règlements et des relances clients

  • Calculs des travaux en cours en binôme avec le responsable commercial


Qualité:



  • Gérer le système Qualité

  • Aider les collaborateurs à faire vivre le système Qualité

  • Aider à résoudre les problèmes qualité

  • Saisie des fiches de non-conformité

  • Aide à la mise en œuvre de la démarche de certification


Responsabilités :



  • Traitement du courrier (dispatch, affranchissement…)

  • Entretenir des relations optimales avec les clients, les fournisseurs, les partenaires externes (banques, conseils juridiques, …)

  • Être force de propositions en matière d'amélioration de l'organisation d'activités administratives

  • Contribuer à la valorisation de l'image de l'entreprise

  • En relation avec les partenaires internes et externes de l'entreprise, répondre à une forte exigence en termes de comportement : amabilité, conscience professionnelle, diplomatie, discrétion, présentation adaptée

  • Engagement de respecter une stricte obligation de discrétion sur toutes les informations, secrets, procédés et techniques de fabrication, sur les méthodes de réalisation et de commercialisation des produits et services de l'entreprise qui pourront être portés à sa connaissance durant son activité dans l'entreprise

  • Attirer l'attention des dirigeants sur les problèmes et/ou opportunités repérés et formuler des propositions d'actions

  • Préparer les éléments de décision des dirigeants et les aider dans leur action

  • Mettre ses compétences au service de ses collègues de travail

  • Assurer l'exactitude des calculs, la fiabilité des enregistrements comptables et l'efficacité des contrôles

  • Intégrer le processus Achats dans la stratégie globale de l'entreprise

  • Rendre compte au responsable Qualité des manquements ou dérives éventuelles

  • Appliquer les procédures Qualité

Profil du candidat

Qualifications et compétences requises :



  • Adaptabilité, forte polyvalence à dominance administrative

  • Autonomie

  • Etre réactif (ve)

  • Rigueur, méthode, sens de l'organisation, initiative et autorité

  • Savoir utiliser Batigest

  • Savoir utiliser Quadracompta

  • Maitriser les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)

  • Maitriser les outils de communication

  • Maitriser une, voir deux langues (Anglais, Espagnol)

  • Connaissance du fonctionnement de l'entreprise et de ses produits

  • Connaître la norme ISO 9001



Notre groupe s'engage à sélectionner ses candidats(es) sur la base de l'évaluation de leurs compétences et de leur potentiel et à ne pas discriminer.


Non Accessible en transport en commun


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Notre groupe s'engage à sélectionner ses candidats sur la base de l'évaluation de leurs capacités professionnelles et de leur potentiel et à ne pas discriminer.

L'obtention du Label Diversité depuis juin 2013 témoigne de l'engagement de Robert Half pour la promotion de la diversité et la lutte contre les discriminations.

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69329 Lyon Cedex 03

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