Comment assurer un onboarding à distance ?

Par Robert Half on 27/03/2020

 

Personne ne s’était vraiment préparé à devoir un jour accueillir une nouvelle recrue en mode virtuel. Ni vous, ni les nouveaux arrivants. Donc pas de panique, tout le monde va apprendre en marchant. Pour vous aider dans cet onboarding à distance, voici quelques pistes concrètes, faciles à mettre en œuvre.

L’équiper avant même son arrivée 

Faites-lui livrer son ordinateur portable et/ou smartphone au moins la veille de sa prise de fonction. Le tout avec un accès VPN, une messagerie, les outils de travail collaboratifs… qui fonctionnent. Sans oublier les login et mots de passe pour y accéder. Pensez également à lui fournir les coordonnées du service technique/ informatique, cela peut toujours servir. Et aussi futile que cela puisse paraître, préparez-lui des goodies aux couleurs de la boite : mug, gourde isotherme, autocollant avec le logo de la société, stylos… ces petits attentions lui permettront de personnaliser d’emblée son espace de télétravail.

L’accueillir avec un e-café durant la première semaine (et même après) et aux e-pauses déjeuner 

Le jour J, souhaitez-lui la bienvenue avec des messages sympas envoyés par mail, sur Slack (ou tout autre outil), etc mais surtout invitez la nouvelle recrue à prendre un e-café en votre compagnie. Mieux avec sa nouvelle équipe au grand complet. Lors d’un e-meeting vidéo, vous aurez ainsi l’occasion de faire les présentations, de rappeler sa mission, son périmètre, ses responsabilités… Pour la pause déjeuner, si le (la) nouvel arrivant est « open », conviez-le (la) à la pause déjeuner à distance.

Proposer les modules de formation, mooc et autres webinar sur l'entreprise 

Comme vous l’auriez fait pour une intégration classique, adressez-lui tous les liens vers les modules de onboarding maison. Qu’il s’agisse de vidéos pour découvrir l’organisation de l'entreprise, les procédures pour mener à bien à projet, les formalités RH à réaliser, les formations continues indispensables à sa prise de poste, les mooc maison… incitez-le à suivre ses process d’intégration à la lettre. Il n’en sera que plus à l’aise lors de son arrivée (sa vraie, enfin celle en chair et en os) dans l’entreprise.

Caler des call réguliers avec son manager direct et les RH 

Pas question de laisser le nouvel arrivant des journées entières seul face à son écran. Établissez un planning d’appels réguliers, qui avec son manager, les RH… afin de faire un point sur ses interrogations, ses doutes, ses réussites… Et laissez votre porte ouverte (enfin votre ligne ouverte) pour toute question impromptue.

Désigner un collègue « tuteur » privilégié 

Il ne s’agit pas de cornaquer le nouvel arrivant mais au contraire de lui proposer une aide opérationnelle. Pour cela, désignez un membre de son équipe capable d’apporter des réponses concrètes et rapides à ses interrogations. Le tout avec la plus grande bienveillance.

Permettre aux nouveaux arrivants de networker entre eux 

Si votre entreprise intègre plusieurs nouveaux collaborateurs en même temps, faites les présentations communes afin qu’ils puissent interagir entre eux s’ils en ressentent le besoin.
L’objectif n’étant évidemment pas de les mettre à part, mais au contraire, de leur permettre d’échanger sur des problématiques communes.

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