Bonne nouvelle : vous recrutez et avez fait passer vos séries d'entretiens avec les candidats sélectionnés. Prochaine étape ? Vérifier leurs références. Même si elle n’est pas décisive, cette pratique peut permettre au recruteur d’éclaircir des doutes et/ou confirmer des choix. Quelles sont les bonnes pratiques en termes de prises de références ?

Une étape essentielle dans le processus de recrutement

Pour accélérer le processus, vous seriez tenté de sauter cette étape afin d’embaucher rapidement votre nouvelle recrue, surtout si vous craignez que vos meilleurs candidats partent à la concurrence. En effet, selon une récente étude menée par Robert Half auprès des dirigeants français pour le Guide des Salaires 2023 de Robert Half, recruter assez rapidement pour s’assurer d'attirer les meilleurs talents est l’une des priorités stratégiques des recruteurs pour 2023.

Mais même dans un marché compétitif, il est primordial d’obtenir des informations fiables auprès de l’ancien manager d’un candidat avant de l’intégrer à votre équipe, afin de vérifier qu’il n’y a pas de décalages entre le CV/entretien et la réalité des missions réellement exercées dans les postes précédents.

Si votre candidat vous remet une lettre de recommandation de son ancien employeur, sachez qu’elle ne remplace pas une prise de référence. Tout aussi positive qu’elle soit, la lettre de recommandation ne couvre pas tous les sujets, notamment le côté opérationnel des expériences professionnelles passées.

Enfin, la prise de références est un indicateur qui comprend sa part de subjectivité, mais de doit pas être décisive dans la prise de décisions du recruteur.

Pour rendre cette étape plus facile, voici quelques conseils, questions-type et signaux d’alarme à prendre en compte.

Les bonnes pratiques

« Time kills all deal ». Cette expression s’applique également pour les processus de recrutement. La dernière étude Robert Half ‘Ce que veulent les candidats’ le montre : 17% des salariés interrogés affirment qu’ils refuseraient une offre d’emploi en adéquation avec leurs compétences, si le processus d’embauche était trop long. La motivation des candidats décroît à mesure que le processus de recrutement s’allonge.

Raison pour laquelle la prise de références ne doit pas ralentir le processus de recrutement et doit s’effectuer dans les 48h suivant l’entretien avec le candidat, et durer de 10 à 20 minutes. Si vous avez des difficultés à joindre les contacts donnés par votre candidat, n’hésitez pas à leur préciser les délais pour s’entretenir avec eux.

Prévenez le candidat. Le candidat doit être informé, préalablement à leur mise en œuvre, des méthodes, techniques et délais de recrutement et d’évaluation professionnelle utilisées à leur égard (obligation de transparence). Soyez clair dès le départ et indiquez au candidat que la vérification des références fait partie intégrante de votre processus de recrutement, et ne doit nullement être considérée de manière personnelle. Cette pratique est parfaitement légale, tant que les informations demandées, sous quelque forme que ce soit, au candidat ont comme finalité d'apprécier sa capacité à occuper le poste en question ou ses aptitudes professionnelles, et ne sont pas contraires aux lois sur la discrimination. Ces informations doivent présenter un lien direct avec le poste en question ou avec l'évaluation des aptitudes professionnelles. Cette collecte d’informations ne peut se faire à l’insu du candidat et nécessite son accord préalable.

Ne déléguez pas. Si votre future recrue doit travailler sous votre direction, nous vous conseillons de vérifier ses références vous-même. Vous êtes la personne la plus appropriée car vous connaissez la teneur du poste et serez en mesure de poser des questions pertinentes. Et vous avez davantage de chances d’obtenir des réponses honnêtes et détaillées de la part d’un interlocuteur qui se situe au même niveau hiérarchique que vous. Cette étape est aussi l’occasion idéale d’en savoir plus sur la meilleure approche à adopter pour manager ce candidat.

Questionnez d’abord le candidat. Vous pouvez demander au candidat de vous indiquer ce que ses anciens employeurs diraient de lui/elle. Ces informations seront un bon point de départ pour votre échange avec son ancien manager. Commencez par exemple en disant « M. X m’a dit que vous pensiez que c’est une personne performante avec un très bon esprit d’équipe » et laissez votre interlocuteur prendre le relais. Le candidat est tenu de répondre de bonne foi à ces demandes d'informations. N’oubliez pas que toutes les informations vérifiées restent confidentielles.

Aucune information concernant personnellement un candidat à un emploi ne peut être collectée par un dispositif qui n'a pas été porté préalablement à sa connaissance.

Dans le cas où le candidat craint que ses références soient mauvaises, rassurez-le sur le fait que ce n’est qu’une étape dans le processus de recrutement, non définitive. Remerciez-le de sa transparence, et demandez-lui quelques détails, ainsi que les éléments objectifs que vous pouvez vérifier avec son ancien manager. La rétention d’infos est toujours néfaste : mieux vaut dévoiler la réalité des expériences passées, même les points négatifs.

Assurez le candidat de votre bienveillance et de votre capacité à faire la part des choses. Seuls les gros deltas entre les dires du candidat et ceux de son ancien manager sont rédhibitoires aux yeux des recruteurs.

Non-discrimination. Il convient d’évaluer les candidats et de ne formuler ses appréciations qu’au regard de compétences et de comportements en relation avec un poste à pourvoir. Il faut être respectueux de la vie privée du candidat et ne pratiquer aucun principe de discrimination ethnique, sociale, syndicale ou mutualiste, sexiste, politique, religieuse ou de discrimination portant sur le handicap, l’âge, l’état de santé, l’apparence physique, les caractéristiques génétiques, les orientations sexuelles ou les mœurs.

Quelles questions poser ?

Le premier conseil est d’orienter votre discussion des questions opérationnelles et ne pas se baser uniquement sur du ressenti. Avant de débuter votre entretien avec la référence, précisez que le candidat a donné son contact et son consentement.

Adaptez vos questions aux exigences du poste convoité et au résultat de votre entretien avec le candidat.

Voici quelques pistes :

• Pouvez-vous confirmer que M./Mme a bien effectué ces missions, eu ces responsabilités, et obtenu ces résultats ?
• Quelles qualités pourraient être exploitées chez cet ancien collaborateur pour son prochain poste, qui ne l’ont pas été jusqu’à présent ? Quelle est l’étape d’après pour lui/elle selon vous ?
• Quelles compétences avez-vous identifiées chez ce collaborateur, mais qui ont été sous-exploitées jusqu’à présent ?
• Quelles compétences et qualités le distinguent ?
• Quelle a été sa plus grande réalisation ?
• Grâce à quelles formations pourrait-il aller plus loin ?
• Sur tel ou tel sujet/situation (nommer un moment précis), comment a-t-il réagit à ce moment ? Comment a-t-il réagi lorsque vous lui avez fait passer un message difficile ?
• Ré-embaucheriez-vous cette personne ? Si oui, pourquoi ? Si non, pourquoi ? et pour quelle fonction ?
• Dans quel type/taille d’équipe a-t-il travaillé ?
• Quel est son degré d’autonomie ?
• Quelles sont ses capacités d’apprentissage et d’agilité ? Est-il enclin au développement de ses compétences ?
• Me recommandez-vous une autre personne avec laquelle ce candidat a également travaillé ?
• Dans un tout autre contexte, seriez-vous prêt à retravailler avec cette personne ?

Quels sont les signaux d’alerte ?

Lors de ce contrôle de références, veillez à repérer ces quelques signaux d’alerte :

1. Vérifiez la référence : Sur LinkedIn, vérifiez que le nom et fonction correspondent bien aux infos données par le candidat.

2. Des avis négatifs. Premier réflexe : allez plus loin et demandez davantage de précisions ! Vous pourriez découvrir que cet ancien collègue ou employeur dénigre un candidat alors que ce n’est pas mérité ou qu’il existe des conflits sous-jacents. Dans ce cas, nous vous conseillons d’échanger avec d’autres personnes pour confirmer - ou infirmer - ces informations.

3. Le candidat ne souhaite pas que vous contactiez une personne précise. Autre mauvais signe : votre future recrue sous-entend que vous ne devriez pas contacter une de ses références, ou vous fournit un numéro de téléphone erroné. Ne tirez cependant pas de conclusions trop hâtives et demandez au candidat des explications, de vous fournir les bonnes coordonnées. Rassurez-le.

4. Des références exclusivement factuelles. Nom, prénom, poste, durée du contrat... Certains anciens employeurs vous fourniront au téléphone uniquement des informations factuelles. Cela pourrait être le signe que les pratiques de l’entreprise ne permettent pas d’en dire plus. Dans ce cas, posez des questions précises comme « ré-embaucheriez-vous cette personne si c’était possible ? ». Il est parfois préférable d’adopter une approche plus directe pour inciter la référence à parler.

5. Des incohérences. Une des références vous confie quelque chose qui ne correspond pas au CV du candidat ou à ce qu’il vous a dit en entretien ? des questions plus directes pour éviter tout malentendu. Selon le niveau des incohérences, demandez au candidat de vous en dire plus.

6. Des références extatiques. Dans ce cas, vérifiez que vous prenez la référence auprès de la bonne personne, et non auprès de quelqu’un trop proche du candidat et dont l’objectivité serait biaisée. Si la personne en question est incapable de citer ne serait-ce qu’une piste d’amélioration, posez davantage de questions.

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