Quel que soit le secteur dans lequel évolue votre entreprise, des pics d’activité peuvent survenir, forçant les équipes à travailler sous pression et/ou dans l’urgence, pendant des périodes plus ou moins longues.

Comment gérer au mieux ces périodes de rush, rester efficace et surtout, ne pas se laisser submerger par le stress ? Voici quelques conseils de Laure Charbonneau, Directrice chez Robert Half, pour gérer au mieux la pression.

1. Anticiper et planifier

Une période de rush se profile ? Tant que faire se peut, vous devez vous y préparer, pour réussir à tenir le cap plus facilement quand vous serez au cœur de la tempête :

Dans un premier temps, identifiez les périodes de rush de l’année de l’entreprise : par exemple pour les comptables, la période de clôture. Les périodes de rush sont aussi liées au secteur d’activité de l’entreprise, par exemple la période des fêtes de fin d’année pour les entreprises en agroalimentaire. Vous pourrez d’autant plus anticiper ces périodes et vous organiser en conséquence en identifiant ces périodes.

Cernez ensuite précisément les objectifs derrière cette charge de travail supplémentaire et ce qui est attendu par chaque membre de l’équipe, pour être sûr d’aller dans la bonne direction.

Vous pouvez ensuite établir votre to-do list en amont de la période de rush. Détaillez-la le plus possible, en la décomposant en tâches et sous-tâches, pour « désacraliser » la quantité de travail réelle à fournir, et la rendre tangible. Découpez les étapes de travail et inscrivez-les dans le temps de manière réaliste.

Associez un ordre de priorité à chaque tâche. Cela permettra de concentrer votre travail sur les tâches les plus importantes, et peut-être d’éliminer les sous-tâches qui vous paraissent superflues. L’idéal est de réaliser cette étape en équipe.

Enfin, chaque action doit avoir une deadline claire. Sur cette base, vous pourrez monter un rétroplanning, qui permettra de suivre votre avancement et les éventuels retards pris, mais aussi de communiquer plus facilement avec vos collègues.

A noter : pendant l’élaboration de votre plan de travail, vous vous rendrez peut-être compte que certaines tâches ne sont pas réalisables dans les délais impartis, ou que tout a le même niveau de priorité… Vous devez alors tirer la sonnette d’alarme : avec vos collègues et votre manager, dépriorisez certaines tâches, ou acceptez de revoir les exigences à la baisse sur certains livrables.

2. Communiquer et déléguer

N’oubliez pas que vous n’êtes pas seul(e) :

Sur les missions qui s’y prêtent, déléguez certaines tâches aux collaborateurs/collègues moins sollicités, et même à d’autres départements de l’entreprise moins surchargés en cette période de l’année. Il est essentiel de prendre le temps de briefer correctement vos collègues et équipes. Ce temps, considéré comme « perdu » en amont, s’avère incontournable pour en gagner par la suite, et garantira que ce coup de pouce ne soit pas contre-productif.

Gardez une ligne de communication ouverte avec l’ensemble de vos collègues, pour que tout le monde ait une visibilité claire sur l’avancée du projet, et sur le rôle de chacun.

Détail logistique : partagez vos dossiers avec l’ensemble des parties prenantes des projets, pour ne pas perdre de temps dans la recherche de documents.

Donnez du feedback régulièrement à vos équipes/collègues/collaborateurs, pour motiver toutes les parties prenantes du projet et constamment améliorer les process. Donner du feedback renforce le collectif et permet d’avancer efficacement ensemble, afin que chacun soit aligné sur les objectifs et les méthodes.

3. Garder du temps pour soi

Quand on a la tête sous l’eau, du travail par-dessus la tête, on n’imagine pas prendre une petite pause ou aller faire un footing. Et pourtant : se ménager quelques espaces à soi au milieu d’une période de rush est incontestablement bénéfique. Seules quelques minutes de pause peuvent faire une réelle différence en termes de motivation et de productivité.

Quelques idées pour faire des pauses à bon escient :

Faites du sport : au bout de 30 minutes d’activité physique, le corps libère des endorphines, les fameuses hormones du bonheur. Idéal pour faire chuter le stress, mais aussi la fatigue.

Méditez : seules quelques minutes par jour suffisent pour voir les effets positifs de la relaxation. Diminution de l’anxiété, boost de confiance en soi, meilleure gestion du stress, etc., la pratique de la méditation est un plus indéniable pour mieux vivre une période de rush.

Dormez : de bonnes nuits de sommeil sont indispensables pour assurer des journées de travail intenses. Vous avez également l’option des micro-siestes en journée : elles permettent de retrouver productivité et vigilance en quelques instants.

S’imposer de garder du temps pour soi et ses proches en se fixant des limites : Pendant ces périodes dédiées, essayez de déconnecter mentalement et d’être à 100% dans le temps présent, en ne consultant pas vos outils professionnels.

Selon l’étude Robert Half ‘Ce que veulent les candidats’, l’équilibre vie pro-vie perso est devenu un critère sur lequel les sondés sont devenus plus exigeants suite à la crise sanitaire, à 53%.

A noter : une fois la période de rush passée, prévoyez-vous un vrai moment pour vous ressourcer. Pourquoi ne pas poser une demi-journée et en profiter pour vous récompenser avec une sortie, du shopping, ou tout simplement pour rattraper votre retard dans votre série préférée ?

4. Remerciez

Une fois la tempête passée, il est important de :

Faire le point avec ses équipes : qu’est-ce qui a bien fonctionné ? Qu’est-ce qui aurait pu être fait différemment ? Si les périodes de rush sont trop fréquentes : est-ce normal ? Comment les éviter, ou mieux s’y préparer à l’avenir ? Identifier si besoin d’autres méthodes et les inscrire dans la partie « Anticipation ».

Remerciez vos collègues/vos collaborateurs : il est essentiel de reconnaître l’investissement et l’implication de tous les intervenants de cette période de rush.