Comment bien manager en open space ?

Par Robert Half 26/06/2018

Les espaces de travail en open space deviennent peu à peu la norme, et pas seulement dans les entreprises du numérique. Comment ces espaces impactent-ils le management des équipes ? Quelles sont les clés pour bien manager des salariés qui travaillent en open space ?

Avantages et limites de l’open space

Quand on pense open space, on y associe immédiatement un certain nombre de nuisances :

  • un bruit de fond permanent du aux échanges téléphoniques, aux discussions entre collègues, etc.
  • des interruptions fréquentes dans son travail,
  • des problèmes de confidentialité,
  • des désagréments en terme de confort : une température qui ne fait jamais l’unanimité, un manque de place, un mauvais éclairage, etc. 

Indépendamment du phénomène de mode indéniable, le travail en open space possède tout de même de solides atouts :

  • Cela permet une meilleure communication et facilite la circulation de l’information.
  • Les échanges informels se multiplient, le travail en collaboration et la synergie de groupe sont favorisés.
  • Cela permet de réduire les barrières hiérarchiques et de favoriser la transparence.
  • Enfin, si l’open space est bien conçu (salles de réunion où l’on peut s’isoler, aménagement d’espaces dédiés à la détente, etc.), il peut améliorer le bien-être des salariés.

Le saviez-vous ?

les salariés qui travaillent en open space ont globalement une meilleure capacité d’adaptation que ceux qui ont un bureau fermé. Cette nouvelle organisation des espaces de travail nécessite d’ajuster son style de management.

Montrer l’exemple en intégrant l’open space

La première mesure forte est d’intégrer l’open space. Ce que vous perdrez en intimité et en confort, vous le gagnerez en légitimité.

Un manager dans l’open space est synonyme de disponibilité et de transparence. Cela permet de réduire l’impression de fossé entre les hiérarchies, et de favoriser les interactions avec vos collaborateurs.

Dans un espace sans cloison, les échanges informels et la circulation spontanée de l’information font loi.

Attention : il ne faut pas non plus tomber dans le copinage avec vos équipes. Garder une distance relative est essentiel. Par ailleurs, les inconvénients de l’open space évoqués plus haut deviendront un enjeu à résoudre important pour la hiérarchie, qui y sera également confrontée. 

Etablir un code de bonne conduite en open space

La majorité des points négatifs de l’open space peuvent être aisément résolus à partir du moment où un code de bonne conduite est adopté.

C’est un véritable enjeu pour les managers d’équipes en open space :

  • Vous devez encourager vos équipes à exprimer leur opinion sur l’organisation du travail en open space et être force de proposition sur des solutions éventuelles.
  • Le code de bonne conduite en open space ne sera appliqué et efficace que s’il a été conçu en collaboration avec les premières personnes concernées.
blog-bien-manager-en-open-space-Jeunes professionnels travaillant-en-open-sapce-avec-endroits-plus-privatisés

Besoin d’inspiration ?

Voici quelques astuces qui peuvent faciliter la vie en open space et que vous pouvez proposer à vos équipes :

1- Choisir un signal indiquant que vous êtes indisponible pour le moment. Ce peut-être un drapeau sur votre bureau, un feu rouge, un signe « Ne pas déranger », etc. : l’idée est que chacun adopte le même code pour que toute personne approchant de votre bureau et remarquant la présence du signal, comprenne qu’il vaut mieux repasser plus tard. Cela évite la dérive des interruptions incessantes qui peuvent avoir lieu en open space.

2- Un autre problème majeur de l’open space est le manque de confidentialité : briefez bien vos équipes pour qu’elles utilisent des espaces dédiés dès que des informations sensibles doivent être échangées. Travailler en open space ne signifie pas qu’il faut tout partager avec ses collaborateurs : n’hésitez pas vous aussi à vous isoler pour passer certains appels ou communiquer certains renseignements à un salarié.

3- Les échanges informels étant facilités en open space, on peut avoir tendance à les multiplier « inutilement ». Si vous voyez que la conversation ne pourra pas se conclure pertinemment en 5/10 minutes, proposez de faire une réunion à la place : tout ne peut pas être résolu sur un coin de table. Pourquoi ne pas mettre en place un système de calendriers partagés ? De cette façon, vos collaborateurs sauront toujours sur quels créneaux vous avez du temps à leur accorder et vice-versa.

Important : l’open space est un environnement transparent par nature. Vous devez donc être le premier à appliquer ces règles établies par et pour tous. Toute incohérence entre votre discours et vos actes ne passera pas inaperçue.

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