Organisé. Attentif aux détails. Efficace. Sympathique. Ce ne sont que quelques exemples des qualités et compétences recherchées par les employeurs quand ils recrutent un assistant administratif, mais comment faire passer le message quand vous postulez ? Voici six conseils aux assistants administratifs pour rédiger un CV percutant :

1. Choisissez le format adapté

De nombreux candidats organisent leur CV dans l’ordre chronologique pour détailler leur parcours professionnel, de leur emploi le plus récent jusqu’au plus ancien. C’est un format efficace si vous avez progressivement assumé plus de responsabilités d’un poste à l’autre.

En revanche, si vous êtes fraîchement diplômé, n’avez pas d’expérience en tant qu’assistant administratif ou souhaitez attirer l’attention sur vos points forts directement en lien avec le poste à pourvoir, vous avez plus intérêt à créer un CV fonctionnel, c’est-à-dire organisé par compétences, réussites et autres aspects convaincants de votre parcours professionnel, qu’à recourir au format chronologique par date.

Une troisième option consiste à conjuguer les deux formats. Un CV mixte présente d’abord un résumé de vos principales compétences et qualifications, puis la liste chronologique des postes que vous avez occupés. Il vous permet de mettre en valeur vos qualifications et vos réalisations en rapport avec le poste auquel vous postulez, puis de les illustrer en détaillant votre parcours professionnel.

2. Démarrez fort

Si vous commencez votre CV par un résumé professionnel, mentionnez les points qui vous imposent comme un grand favori en montrant que vous possédez toutes les compétences requises dans la description de poste. Une ou deux lignes suffisent pour retenir immédiatement l’attention des chargés de recrutement et les inciter à poursuivre leur lecture. Voici quelques exemples :

• « Assistant administratif polyvalent certifié possédant une bonne connaissance des outils technologiques »
• « Récemment diplômé de l’université, capacités exceptionnelles d’organisation et de recherche, expérience en gestion des bases de données et solides compétences en service client »
• « Efficace pour résoudre les problèmes dans le respect des objectifs, expertise avancée de Microsoft Office et QuickBooks »
• « Cinq ans d’expérience en tant qu’assistant administratif, solides compétences en communication écrite et orale, expertise en planification stratégique »

3. Restez simple

Bien que les CV au format vidéo et infographique puissent sembler à la mode, votre objectif consiste à présenter un document intuitif qui ne demande pas de travail supplémentaire aux chargés de recrutement. Comme les assistants administratifs sont supposés être d’excellents communicants parfaitement organisés et attentifs aux moindres détails, votre CV doit démontrer votre capacité à écrire et à communiquer clairement et succinctement.

4. Ajoutez des mots-clés

De nombreux employeurs utilisent des logiciels de filtrage qui repèrent des mots-clés dans les CV pour savoir si vos compétences et votre expérience correspondent au profil recherché. Afin de réduire le risque d’être filtré, formatez votre CV en reprenant les mots et les expressions de l’offre d’emploi, mais uniquement si ceux-ci reflètent précisément votre parcours et votre expérience.

Soyez précis. Par exemple, si l’annonce dit que l’entreprise recherche une personne capable de gérer plusieurs lignes téléphoniques, utilisez l’expression « plusieurs lignes téléphoniques » dans votre CV plutôt que « a répondu aux appels téléphoniques ». Si l’offre d’emploi cite la « maîtrise d’Excel » parmi les exigences du poste, vous devez reprendre le mot « Excel » dans votre CV au lieu d’utiliser l’expression « maîtrise des feuilles de calcul ».

5. Personnalisez

N’utilisez pas le même CV et la même lettre de motivation pour chaque employeur. Vous devez personnaliser votre CV sur mesure en fonction des exigences de chaque poste. Par exemple, mettez en avant votre maîtrise de PowerPoint si la description de poste précise que la nouvelle recrue devra assister des dirigeants qui effectuent régulièrement des présentations. De même, citez votre connaissance des outils de visioconférence et vos compétences interrelationnelles si les dirigeants gèrent des équipes à distance. Mettez en valeur votre expérience de collaboration avec des fournisseurs externes ou des responsables administratifs si le poste demande une gestion de la réouverture des bureaux. Cet effort de personnalisation supplémentaire peut accélérer votre recherche d’emploi.

6. Relisez-vous attentivement

Enfin, aucun CV ne vous aidera à décrocher un poste s’il est plein de fautes d’orthographe et de grammaire. La rigueur étant l’une des principales compétences attendues des assistants administratifs, vous enverrez un mauvais message aux employeurs si votre CV n’est pas impeccable. Soyez honnête, précis et évitez les erreurs. Bonne chance !