C’est parti pour une troisième semaine de confinement et avec elle, son lot de télétravail quand les jobs le permettent bien sûr.
Pour assurer la continuité économique mais aussi le lien social, les entreprises et les managers doivent redoubler d’efforts pour mener des réunions efficaces à distance. Check list des points de vigilance pour des e-réunions au top.

Bien en amont de la réunion à distance, sélectionner un outil de e-meeting adapté

Pour animer une réunion à distance, vous avez le choix entre trois types de canaux.

• Le plus basique : une conférence téléphonique à plusieurs.
• Autre option : monter une web conférence au cours de laquelle vous commentez un document et les participants interviennent en prenant la parole ou via un chat.
• Et, troisième solution, les vidéos chat. Cette fois, tout le monde est à l’écran sous forme de vignette (ou un avatar mais c’est moins impliquant) et peut intervenir de vive voix au gré des échanges entre les uns et les autres.

Quel que soit le canal retenu, veillez à ce que tous les participants soient bien équipés et capables de se connecter sans problème le jour J à l’heure dite.

Avant la e-réunion, baliser le terrain 

Tout d’abord, adressez un ordre du jour à l’ensemble des participants en détaillant bien le timing pour chaque point abordé. Sans oublier l’heure de fin du e-meeting afin que chacun s’organise au mieux. Dans l’invitation, demander aux « e-convives » de vérifier la qualité de leur connexion, notamment le bon fonctionnement de leur micro, casque voire haut-parleur.

Pendant le e-meeting, stimuler l’auditoire 

En tant qu’organisateur, connectez-vous par exemple 10 minutes avant afin d’accueillir à distance chacun des participants.

Une fois tout ce petit monde 'on line', demandez à chacun de se présenter en quelques secondes et nommez un secrétaire de séance (pour assurer le compte rendu) et un maître du temps pour tenir le planning fixé dans l’ordre du jour. Recommandez à tous de couper leur micro quand ils ne parlent pas. Et ce, afin d’éviter le brouhaha en fond sonore.

Sur chaque sujet, sollicitez les personnes idoines afin qu’elles apportent leur expertise. Veillez à ce que tout le monde s’exprime et soit pro actif. Notamment les plus introvertis. Si vous sentez une baisse de concentration ou lorsque que vous avez terminé de traiter l’un des points à l’ordre du jour, synthétisez en quelques phrases ce qui vient d’être dit et demandez si c’est bien clair pour tout le monde.

En fin de e-réunion, refaites un tour de table afin que chaque participant livre succinctement ce qu’il a retenu des échanges et verbalise l’action qu’il doit désormais engager. Sur la forme, privilégiez les phrases courtes avec des verbes d’action pour entretenir une bonne dynamique. L’humour est toujours le bienvenu mais à manier avec précaution, car à distance, il se peut qu’il soit parfois mal interprété.

Si vous vous appuyez sur des slides pour mener cette réunion à distance, faites encore plus court que d’habitude, car à distance la lassitude de l’auditoire peut être rapide.

Après la réunion à distance, communiquer une synthèse

Plus que jamais, un compte rendu synthétique (néanmoins détaillé) s’impose. Donc, insistez pour que ce reporting se fasse dans les plus brefs délais en indiquant clairement quelles sont les tâches à effectuer pour les uns et les autres. Et diffusez-le aux participants. Voire plus largement si le plan d’action impacte d’autres collaborateurs de l’entreprise.

 

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